Eine Auftragsbestätigung dokumentiert, dass ein Unternehmen einen Auftrag annimmt oder mit bestimmten Bedingungen ausführen will. Sie schafft Klarheit über Leistung, Preis, Termin und weitere Vertragsbestandteile.

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Ob sie einen Vertrag erst zustande bringt oder nur einen bereits geschlossenen Vertrag bestätigt, hängt vom vorherigen Austausch ab. Ein Angebot kann durch eine übereinstimmende Annahme angenommen werden. Weicht die Bestätigung wesentlich ab, kann sie rechtlich als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag wirken. Deshalb müssen Abweichungen deutlich erkennbar sein.

Diese Angaben gehören hinein

Bereich	Typische Angaben
Identifikation	Unternehmen, Kunde, Datum, Auftragsnummer
Leistung	Ware/Dienstleistung, Menge, Qualität, Leistungsort
Preis	Einzel-/Gesamtpreis, Währung, Steuer, Zuschläge
Termin	Liefer- oder Leistungsdatum, Zeitfenster
Bedingungen	Zahlung, Lieferung, Incoterms®, AGB-Hinweis

Musteraufbau

Vielen Dank für Ihren Auftrag vom [Datum]. Wir bestätigen die Ausführung unter der Auftragsnummer [Nummer]: [Leistung/Menge], Preis [Betrag], Liefertermin [Datum], Lieferbedingung [Regel und Ort], Zahlungsbedingung [Frist]. Bitte prüfen Sie die Angaben und melden Sie Abweichungen unverzüglich.

Bestellung und Bestätigung vergleichen

Automatisierte Systeme sollten Preis, Menge, Termin, Adresse, Artikel und Lieferbedingung abgleichen. Änderungen dürfen nicht in Freitext versteckt werden. Bei Transporten gehören Fahrzeuganforderung, Gefahrgut, Ladehilfsmittel und Zustellbedingungen in den bestätigten Leistungsumfang.

Form und Versand

Eine Auftragsbestätigung kann grundsätzlich elektronisch erfolgen, sofern keine besondere Form vorgeschrieben oder vereinbart ist. Für Nachweis und Verarbeitung sind PDF, EDI oder strukturierte ERP-Daten geeigneter als mündliche Bestätigung.